Sprawy wymagające udziału notariusza często zaczynają się od pozornie prostego pytania o to, jaki dokument należy przygotować. Dopiero przy analizie dokładnie sprecyzowanej sytuacji mogą pojawić się dodatkowe okoliczności, które wpływają na zakres formalności. Usługi notarialne obejmują między innymi sporządzanie aktów notarialnych, poświadczeń, pełnomocnictw, testamentów a także innych dokumentów przewidzianych przez przepisy.
Charakter czynności uzależniony jest od jej celu, oraz od sytuacji prawnej osób, których dotyczy. Przeciwnie przygotowuje się dokument związany z rozporządzeniem własnością, a zupełnie inaczej czynność dotyczącą spraw rodzinnych albo spadkowych. Warto też pamiętać, że nie każda sprawa wymaga aktu notarialnego. W niektórych przypadkach przepisy dopuszczają inną formę dokumentu, dlatego przed podjęciem konkretnych działań znaczenie ma zobowiązanie założeń odnoszących się właśnie do danej czynności.
W praktyce wiele sugestie zajmuje postanowienie stanu prawnego przed sporządzeniem dokumentu. Tyczy się to w szczególności nieruchomości, ponieważ informacje dotyczące własności mogą wynikać z kilku różnorakich dokumentów. Przy analizie sprawy znaczenie mają w głównej mierze wpisy w księdze wieczystej, podstawa nabycia nieruchomości, ewentualne obciążenia oraz liczba osób posiadających prawa do danego składnika majątku. Czasem właściciel dysponuje dokumentem sprzed wielu lat, podczas gdy późniejsze zdarzenia nie zostały w nim poprawnie odzwierciedlone. Może chodzić o przeróbkę danych osobowych, dziedziczenie, ustanowienie hipoteki lub edycję udziałów. Takie detale nie są wyłącznie formalnością, ponieważ mogą posiadać wpływ na możliwość przeprowadzenia planowanej czynności. Dlatego przy bardziej złożonych sprawach przygotowanie dokumentów wymaga czasu, a niekiedy także uzyskania dodatkowych zaświadczeń z odpowiednich instytucji.
Inny charakter mają czynności związane z oświadczeniami pragnie. Przy pełnomocnictwie ważne jest dokładne określenie, do czego pełnomocnik zostaje upoważniony i czy zakres tego upoważnienia odpowiada planowanej czynności. Zbyt szerokie określenie kompetencji może nie odpowiadać rzeczywistym potrzebom mocodawcy, jednak zbyt wąskie może okazać się niewystarczające w przypadku, gdy później pojawi się konieczność wykonania dodatkowej czynności. Tożsamo przy testamencie znaczenie ma jasne wyrażenie woli a także właściwa forma dokumentu. Samo przekonanie, że określony zapis „będzie zrozumiały dla wszystkich”, nie zawsze odpowiada temu, jak w późniejszym czasie można go interpretować. W sprawach majątkowych i rodzinnych drobna różnica w sformułowaniu może posiadać znaczenie, dlatego tekst dokumentu powinna odnosić się do rzeczywistego stanu i celu, który ma zostać osiągnięty.
Znaczenie ma również sposób organizacji samej czynności. Uczestnicy powinni dysponować dokumentami pozwalającymi potwierdzić ich tożsamość a także okoliczności ważne dla konkretnej sprawy. Jeżeli już jedna z osób nie może pojawić się indywidualnie, należy przedtem sprawdzić, czy możliwe jest działanie przez upoważnionego pracownika i jakie wymagania musi spełniać odpowiednie umocowanie. W przypadku dokumentów sporządzonych za granicą mogą dodatkowo pojawić się kwestie powiązane z ich formą, tłumaczeniem albo uznaniem w Polsce. Również dokumenty wystawione przedtem nie zawsze zachowują znaczenie bez względu na upływ czasu, ponieważ późniejsze zdarzenia mogą przemienić sytuację prawną. Z perspektywy organizacyjnej istotne jest zatem przekazanie pełnych informacji jeszcze przed wykonaniem czynności. Umożliwia to ustalić, jakie dokumenty są potrzebne, kto powinien uczestniczyć w sprawie a także czy konieczne będzie wykonanie dodatkowych czynności formalnych.
Zobacz także: kancelaria notarialna w łodzi.