Planowanie zatrudnienia wymaga uwzględnienia nie tylko liczby wolnych stanowisk, lecz też zakresu obowiązków, wymaganych kwalifikacji i warunków, jakie można zaoferować kandydatom. W praktyce trudności pojawiają się na prawdę bardzo często wtedy, gdy opis stanowiska nie odpowiada codziennej pracy lub oczekiwania wobec pracownika są zbyt szerokie. Poszukiwanie adekwatnej osoby może wtedy trwać dłużej, a kolejne rozmowy nie prowadzą do wyboru kandydata.
Agencja HR może uczestniczyć w porządkowaniu tego procesu, w głównej mierze przez analizę potrzeb kadrowych, ustalenie kryteriów naboru i określenie sposobu oceny zgłoszeń. Ważne jest prócz tego rozróżnienie zaleceń koniecznych od dodatkowych. Jeśli pracodawca oczekuje kilkuletniego doświadczenia, znajomości wielu narzędzi i zupełnej dyspozycyjności, powinien określić, które z tych warunków de fakto wynikają z charakteru stanowiska. Takie ustalenia wpływają na liczbę dostępnych kandydatów i przebieg dalszych etapów rekrutacji.
Sposób prowadzenia naboru zależy od rodzaju stanowiska a także sytuacji na rynku pracy. W sytuacji pracy wymagającej konkretnych uprawnień ważne jest sprawdzenie dokumentów i zakresu dotychczasowych obowiązków. Przy stanowiskach opartych na kontakcie z klientem większe znaczenie mogą posiadać sposób komunikacji, umiejętność rozwiązywania problemów i doświadczenie w podobnych sytuacjach. Agencja rekrutacyjna może zajmować się publikacją ofert, analizą aplikacji, prowadzeniem wstępnych rozmów oraz przekazywaniem pracodawcy informacji o osobach spełniających ustalone kryteria. Nie znaczy to jednak, że każdą kompetencję da się ocenić na podstawie dokumentów lub krótkiej rozmowy. Niektóre umiejętności wymagają zadania praktycznego, a inne można zweryfikować dopiero w trakcie wykonywania obowiązków. Istotne jest też przekazywanie kandydatom informacji o kolejnych etapach naboru. Brak odpowiedzi, zmiana wymagań podczas procesu albo niejasny opis wynagrodzenia mogą utrudniać podjęcie wyborów obu stronom.
Osobnym zagadnieniem jest dopasowanie formy współpracy do aktualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Niektóre stanowiska mają charakter stały, inne ukazują się w związku z sezonowym wzrostem liczby zamówień, zastępstwem albo realizacją określonego projektu. W takich wypadkach agencja zatrudnienia może uczestniczyć w pośrednictwie pracy albo organizacji zatrudnienia tymczasowego, zależnie od zakresu prowadzonej działalności i przyjętego modelu współpracy. Przed rozpoczęciem rekrutacji należy ustalić przewidywany czas pracy, liczbę potrzebnych osób, miejsce wykonywania obowiązków oraz warunki umowy. Warto także uwzględnić czas niezbędny na wdrożenie nowych pracowników. Samo obsadzenie stanowiska nie rozwiązuje wszystkich problemów kadrowych, o ile osoba zatrudniona nie otrzyma informacji o procedurach, narzędziach i podziale odpowiedzialności. Przy większej liczbie nowych pracowników znaczenie ma także organizacja szkoleń i przystępność ludzi, którzy mogą udzielać wsparcia w pierwszych dniach pracy. Niedopasowanie harmonogramu wdrożenia do rzeczywistych możliwości zespołu może wpływać na terminowość wykonywania obowiązków.
Współpraca przy rekrutacji wiąże się również z przetwarzaniem danych kandydatów i postanowieniem odpowiedzialności za poszczególne działania. Dokumenty aplikacyjne zawierają informacje, które powinny być wykorzystywane w zgodzie z bieżącymi przepisami i w zakresie niezbędnym do prowadzenia naboru. Znaczenie ma określenie zasad dostępu do dokumentacji, sposobu przekazywania danych a także okresu ich przechowywania. Równie bardzo ważna jest zgodność informacji zawartych w ogłoszeniu z faktycznymi warunkami pracy. Jeśli w trakcie rozmów okazuje się, że obowiązki, wynagrodzenie albo godziny pracy różnią się od wcześniejszych ustaleń, kandydat może wycofać własną aplikację, a proces trzeba rozpocząć ponownie. Z tego względu osoby odpowiedzialne za rekrutację powinny na bieżąco przekazywać sobie informacje o zmianach i aktualizować kryteria naboru jedynie wtedy, gdy istnieje ku temu stwierdzenie. Przemyślany podział obowiązków daje możliwość zachować spójność procesu, jednakże niejasne ustalenia mogą prowadzić do opóźnień, powielania pracy i rozbieżności w ocenie kandydatów.
Źródło informacji: agencje rekrutacyjne.