W praktyce kontrolowanie większą liczbą aut szybko pokazuje, że sama ewidencja przejazdów i raporty paliwowe nie wystarczają do realnej kontroli pracy floty. Sporo decyzji powinno się podejmować na bieżąco, na prawdę często bez pełnej informacji, co prowadzi do opóźnień lub nieefektywnego użycia zasobów. Dopiero dostęp do danych w czasie faktycznym zmienia sposób patrzenia na organizację transportu i pozwala reagować na sytuacje, które uprzednio były widoczne dopiero po fakcie.
Jednym z narzędzi, które wprowadza taki poziom testom, jest System zlokalizowania GPS, wykorzystywany do bieżącego śledzenia pozycji pojazdów oraz analizy ich tras. W codziennej pracy widać, jak różnie potrafią wyglądać rzeczywiste przejazdy w stosunku do planów. Objazdy, postoje bez uzasadnienia czy nieoptymalne trasy stają się widoczne dopiero wtedy, gdy dane są zbierane i zestawiane w ogół. Na tej podstawie można wycenić, gdzie tracony jest czas i paliwo, a gdzie organizacja funkcjonuje zgodnie z założeniami. Nie chodzi tylko o kontrolę, niemniej jednak o rozważenie sposobu wykorzystania zasobów.
W szerszym ujęciu zarządzanie flotą samochodową obejmuje nie tylko lokalizację samochodów, ale także planowanie zadań, kontrolę kosztów i analizę funkcjonalności pracy kierowców. W praktyce na prawdę często okazuje się, że niewielkie zmiany w harmonogramie przejazdów albo sposobie przydzielania zleceń przynoszą zauważalne oszczędności. Trzeba natomiast mieć do tego dane, które pokazują rzeczywiste obciążenie floty, a nie tylko założenia z planu operacyjnego. Dopiero wówczas decyzje przestają być intuicyjne, a zaczynają wynikać z konkretów.
W tym kontekście system monitorowania pojazdów pełni rolę narzędzia analitycznego, które łączy informacje o umiejscowienia, czasie pracy i stylu jazdy. W codziennej eksploatacji widać, że różnice między kierowcami czy trasami mogą w dużym stopniu wpływać na koszty operacyjne. Jedne pojazdy pracują stabilnie, inne generują nieplanowane przestoje albo zużycie paliwa wyższe niż zakładano. Analiza takich danych pozwala nie tylko i wyłącznie reagować na bieżące kłopoty, ale również przewidywać, gdzie mogą pojawić się kolejne nieefektywności. W efekcie administrowanie flotą staje się procesem opartym na obserwacji i korekcie, a nie wyłącznie na planowaniu.
Źródło informacji: monitoring gps.